10 datos que tu empresa debe tener claros antes de cotizar soporte TI
Contratar un servicio de soporte TI sin preparación previa es uno de los errores más comunes en las empresas: se reciben cotizaciones que no se comprenden del todo, se comparan servicios que no son equivalentes y, al final, se elige la opción más barata que no resuelve los problemas reales. En Netsus llevamos más de una década brindando soporte TI a empresas y hemos visto cómo este proceso puede simplificarse enormemente si el equipo interno llega con la información correcta. Acá te entregamos los 10 datos clave.
72%de las pymes no documentan su inventario TI antes de cotizar
3xmás costoso resolver incidentes sin un contrato de soporte activo
48 Htiempo promedio perdido al mes por problemas TI sin soporte
*Estimación basada en nuestra experiencia comercial en Netsus
01: Inventario actualizado de equipos y cantidad de usuarios
El primer dato que cualquier proveedor de soporte TI va a pedirte es cuántos equipos tienes y cuántas personas los usan. Sin este número, es imposible entregar una cotización real. Un inventario básico incluye: computadores de escritorio, notebooks, impresoras en red, dispositivos móviles corporativos y cualquier equipo que requiera mantención o soporte.
No es necesario un catastro perfecto, pero sí aproximado. La diferencia entre 20 y 50 equipos cambia completamente el modelo de servicio y el valor mensual de un contrato de soporte TI.
Consejo Netsus: Usa una simple planilla con columnas de marca, modelo, año de compra y usuario asignado. Con eso es suficiente para iniciar una cotización de soporte TI confiable.
02: Sistemas operativos en uso y software crítico instalado
¿Todos tus equipos usan Windows 11? ¿Hay algunos con Windows 10 o versiones anteriores? ¿Tienes equipos Mac o Linux? El soporte TI varía significativamente según el entorno. Un proveedor necesita saber qué sistemas operativos administrará para calcular el alcance real del servicio.
Además del sistema operativo, identifica el software crítico para tu operación: ERP, CRM, plataformas contables, herramientas de diseño o ingeniería, suite de productividad (Microsoft 365, Google Workspace, etc.). Cuanto más específico seas en este punto, mejor será la cotización de soporte TI que recibas.
Versiones de sistemas operativos en uso
Licencias activas de software corporativo
Software de terceros que requiere mantención periódica
Plataformas cloud utilizadas (Azure, AWS, Google Cloud)
03: Número y tipo de servidores (físicos o en la nube)
Los servidores son el corazón de la infraestructura TI y uno de los componentes que más incide en el costo del soporte. Antes de cotizar, debes saber si tienes servidores físicos on-premise, servidores virtuales, instancias en la nube o una combinación de todos.
Si no tienes servidores y todo funciona en la nube (por ejemplo, con Microsoft 365 y herramientas SaaS), eso también es importante comunicarlo: el modelo de soporte TI será diferente y posiblemente más accesible. En cambio, si tienes infraestructura local, el proveedor deberá contemplar visitas presenciales y mantención preventiva de hardware.
Dato clave: Indica también la antigüedad de los servidores. Equipos con más de 5 años pueden requerir planes de soporte TI con mayor cobertura ante fallas de hardware.
04: Nivel de servicio requerido: ¿qué tan rápido necesitas respuesta?
El SLA (Service Level Agreement) o acuerdo de nivel de servicio define en cuánto tiempo el proveedor debe responder y resolver una incidencia. Este es uno de los parámetros que más diferencia los precios de soporte TI entre distintos proveedores.
Antes de cotizar, piensa: si se cae un sistema clave, ¿cuánto tiempo puede estar tu empresa sin operar? Si la respuesta es “menos de 1 hora”, necesitas un SLA prioritario con soporte 24/7. Si puedes tolerar 4-8 horas, un soporte en horario comercial podría ser suficiente.
Horario de atención requerido (comercial, 24/7, mixto)
Tiempo máximo de respuesta aceptable por criticidad
¿Requieres atención presencial o es válido el soporte remoto?
¿Necesitas un técnico dedicado o soporte por pool?
05: Modelo de trabajo de tu equipo: presencial, remoto o híbrido
El modelo de trabajo tiene un impacto directo en el tipo de soporte TI que necesitas. Una empresa 100% presencial con equipos en una sola oficina requiere un servicio distinto al de una empresa con trabajadores distribuidos en diferentes ciudades o en home office.
Para equipos remotos o híbridos, el soporte TI debe contemplar herramientas de acceso remoto, gestión de dispositivos (MDM), VPNs y soporte para múltiples ubicaciones. Informar este dato permite que el proveedor diseñe una solución realmente adaptada a tu realidad operacional.
Consejo Netsus: Indica también si tienes empleados fuera de Santiago o en regiones. El soporte TI remoto bien estructurado puede resolver el 80% de los incidentes sin necesidad de visitas presenciales.
06: Aplicaciones críticas que no pueden fallar bajo ninguna circunstancia
Toda empresa tiene sistemas cuya caída implica detener completamente las operaciones o generar pérdidas económicas significativas. Identificar estos sistemas es fundamental para que el proveedor de soporte TI priorice correctamente la cobertura y diseñe planes de contingencia adecuados.
Ejemplos comunes incluyen: sistemas de facturación electrónica (SII), plataformas de e-commerce, software de producción o manufactura, sistemas de atención al cliente, y plataformas de comunicación interna. Listar estas aplicaciones críticas le permitirá al proveedor establecer niveles de prioridad diferenciados en el contrato de soporte TI.
ERP o sistema de gestión empresarial
Plataformas de ventas o e-commerce
Software de facturación y contabilidad
Herramientas de comunicación interna
Sistemas propios o desarrollos a medida
07: Historial de incidencias más frecuentes en tu empresa
¿Qué problemas TI se repiten más en tu organización? ¿Lentitud en equipos, problemas con impresoras, caídas de red, correos que no envían, conflictos con actualizaciones? Este historial es información de alto valor para el proveedor de soporte TI, ya que permite anticiparse a los problemas más comunes y diseñar soluciones preventivas.
No necesitas un registro formal: incluso una lista mental de los tres o cuatro problemas que más te reportan los usuarios es suficiente para iniciar la conversación. Un buen proveedor de soporte TI tomará esa información para incluir medidas proactivas en la propuesta.
Dato importante: Las incidencias recurrentes son una señal de problemas estructurales que el soporte TI reactivo no resuelve. Un buen servicio debe incluir diagnóstico y mejora continua, no solo apagar incendios.
08: Estado actual de tu seguridad informática
La ciberseguridad es hoy parte inseparable del soporte TI. Antes de cotizar, es útil saber en qué estado está tu empresa en materias de seguridad: ¿tienes antivirus corporativo? ¿Backups automáticos? ¿Políticas de contraseñas? ¿Has sufrido incidentes de seguridad (ransomware, phishing, pérdida de datos) en los últimos años?
Muchos proveedores de soporte TI incluyen capas de seguridad en sus servicios, pero la cobertura varía enormemente. Si tu empresa maneja datos sensibles de clientes o tiene obligaciones legales de protección de datos, necesitas un servicio de soporte TI con foco explícito en ciberseguridad.
¿Tienes antivirus corporativo activo y actualizado?
¿Existen backups automáticos con verificación periódica?
¿El acceso remoto está protegido con doble autenticación?
¿Se han realizado capacitaciones de seguridad al personal?
09: Rango de presupuesto y modelo de cobro preferido
Uno de los temas que más incomodidad genera pero que más agiliza el proceso: ¿cuánto estás dispuesto a invertir en soporte TI? Conocer tu presupuesto aproximado permite que el proveedor diseñe una propuesta realista desde el inicio, en lugar de presentar un servicio completo que queda fuera de rango.
También es relevante definir el modelo de cobro. Hay tres modelos principales en el mercado de soporte TI: mensualidad fija (todo incluido), banco de horas (pagas por lo que usas) y soporte por incidente (sin contrato). Cada uno tiene ventajas según el tamaño y estabilidad de tu infraestructura.
Recomendación Netsus: Para empresas con más de 10 equipos, una mensualidad fija de soporte TI suele ser más conveniente que el modelo por hora. Te da previsibilidad financiera y prioridad de atención asegurada.
10: Expectativas de crecimiento tecnológico en los próximos 12 meses
El soporte TI más efectivo es el que se anticipa al crecimiento de tu empresa. Si planeas contratar más personas, abrir nuevas sucursales, migrar a la nube, implementar un nuevo ERP o cambiar de proveedor de internet, tu proveedor de soporte TI debe saberlo desde el inicio del contrato.
Este dato permite que la propuesta incluya escalabilidad: servicios que crecen contigo sin necesidad de renegociar el contrato cada vez que cambia algo. Una empresa que hoy tiene 20 equipos y en 12 meses tendrá 50, necesita un servicio de soporte TI diseñado para escalar, no uno que quedará corto en seis meses.
¿Planeas incorporar más empleados este año?
¿Hay proyectos de migración a la nube pendientes?
¿Cambiarás o implementarás algún sistema de gestión?
¿Abrirás nuevas oficinas o puntos de venta?
Netsus escala contigo: Nuestros contratos de soporte TI están diseñados para adaptarse al crecimiento de tu empresa, sin cláusulas rígidas ni costos ocultos por escalar.
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